É importante reduzir custos em projetos, mas sem afetar sua qualidade. É um desafio que o setor de TI precisa encarar com sobriedade. Para a manutenção da competitividade, a empresa precisa de um setor de Tecnologia da Informação eficiente e ágil.
Não é tão simples diminuir gastos na elaboração e execução de projetos, mas é possível a partir de um planejamento eficaz. Vamos enumerar 6 dicas que podem ajudar a reduzir custos nos projetos!
A redução de custos depende do aumento da eficiência?
A ideia geral das empresas é a de que reduzir custos é consequência da melhor eficiência no trabalho. Isso é verdade em muitos casos, mas perceptível somente em longo prazo, depois que o projeto é finalizado e os processos passam por uma estabilização.
Mas é possível conseguir redução de custos já no começo do projeto, na etapa de planejamento. Algumas ações permitem controlar os gastos, administrar os recursos com mais efetividade e obter um ROI (Retorno sobre o Investimento) mais atrativo.
Como reduzir custos nos projetos?
Agora, vamos falar sobre as dicas que prometemos na introdução. Confira a importância delas!
1. Defina prioridades na gestão de tarefas
Fazer tudo simultaneamente não é viável e, nem sempre, é possível. Ainda que seja uma prática comum, isso não significa que ela ajude na redução de custos. Por isso, é fundamental estabelecer e focar as prioridades. Sempre que for preciso fazer alguma mudança, deve-se analisar se ela oferecerá bons resultados.
Para que o ciclo do projeto se desenvolva com eficiência, é preciso que se faça um bom planejamento. Ele deixa cada etapa mais organizada e evita, assim, custos desnecessários.
Atividades longas e interligadas tendem a exigir um custo maior agregado. Quando as definimos como prioritárias, o caminho crítico do projeto fica reduzido e, desse modo, é possível reduzir gastos de forma significativa.
2. Defina uma equipe para cuidar do projeto
É importante definir profissionais que apresentem conhecimentos e perfis compatíveis com o trabalho. Essa aptidão ajuda a aumentar a produtividade, fazendo com que os profissionais ofereçam o máximo de si, o que certamente contribui para a redução de custos.
Considere, por exemplo, que um funcionário júnior custe menos que um profissional sênior. Mas o sênior pode agregar mais valor ao trabalho.
Também é importante se esforçar para manter a eficiência operacional e a qualidade do contato, porque cumprir prazos e assegurar benefícios e qualidades para fidelizar o cliente e melhorar a imagem da empresa é algo essencial.
Em cada projeto, há atividades e funções para todas as especialidades. O gestor, durante o planejamento da equipe, deve considerar o momento certo de encaixar determinado profissional.
3. Automatize processos
A automação de processos é uma estratégia relevante para reduzir gastos em projetos de TI com boa qualidade. Investir em recursos de automação ajuda a:
diminuir o período de realização dos processos;
reunir em uma única plataforma todas as tarefas;
reduzir erros no trabalho;
reduzir gastos com infraestrutura e equipe.
Além disso, as ferramentas tecnológicas podem ser aplicadas em rotinas como avaliação de prazos, monitoramento de indicadores, compartilhamento de dados, análise dos recursos disponíveis, distribuição de atividades e responsabilidades.
4. Melhore a comunicação interna
A comunicação interna é fundamental na motivação e no engajamento dos profissionais e, por isso, ela não pode ser colocada em segundo plano. Em geral, eles desejam conhecer tudo que está em andamento, os planos da organização. Os funcionários passam a confiar mais na empresa e o ambiente de trabalho ganha em harmonia — sem falar que uma boa comunicação com os clientes ajuda a reter talentos.
Além da transmissão da mensagem, precisamos ter certeza que todos a compreenderam. O tom da mensagem também deve ser adequado para evitar interpretações erradas e conflitos. A linguagem usada, escrita ou oral, deve ser apropriada para que o receptor compreenda o que deverá fazer.
Enfim, uma comunicação eficiente evita conflitos repentinos e imediatos e, consequentemente, também ajuda a promover a redução de custos.
5. Adote a prática do BYOD
BYOD é a sigla para “Bring Your Our Device”, cuja tradução é algo como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. Os funcionários são estimulados a levar seus próprios equipamentos para o ambiente de trabalho, como smartphones, tablets e notebooks. É uma maneira de diminuir custos e ainda aumentar a satisfação dos profissionais.
Essa prática contribui para aumentar a produtividade e o engajamento, já que cada profissional trabalhará com uma ferramenta que é sua e com a qual tem muita familiaridade e domínio dos recursos, ou seja, está mais ajustada às suas próprias necessidades.
Essa técnica contribui para a redução de custos com tecnologia e diminui a necessidade de a empresa aplicar dinheiro na compra de novos equipamentos de TI. A infraestrutura de TI tende a ser mais atualizada e poderosa porque os colaboradores têm o costume de trocar seus aparelhos com mais frequência do que as empresas.
6. Gerencie o orçamento
O controle financeiro permite identificar até que ponto convém reduzir gastos. Comece analisando os recursos disponibilizados para o projeto.
Determine um orçamento antes de começar o trabalho, baseando-se em valores que podem ser usados sem interferir nos outros setores. O valor mínimo aplicado não deve comprometer a qualidade do projeto.
Monitore os gastos durante o andamento do projeto e faça comparações com o orçamento original. Uma boa análise permite que você identifique onde é possível investir mais recursos e onde é necessário economizá-los. A gestão de orçamento é uma ferramenta antiga e eficaz para manter os gastos sob controle.
É importante considerar pontos como:
os requisitos necessários para os objetivos do projeto;
os cronogramas em curto e longo prazo para decidir se é necessário investir;
os pontos fundamentais e os supérfluos;
o custo-benefício de cada item necessário.
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